Krav om tidsregistrering af medarbejdere

 

Nye regler for tidsregistrering kommer til at ramme rigtig mange virksomheder.

 

Lov om ændring af lov om gennemførelse af dele af arbejdstidsdirektivet og lov om Arbejdsretten og faglige voldgiftsretter – Lovforslag L68, som blev fremsat i Folketinget den 8. november 2023, er vedtaget 23. januar 2023.

 

Loven vil få store konsekvenser for stort set alle private virksomheder.

 

Baggrunden for lovforslaget er EU-Domstolens dom af 14. maj 2019 i sag C-55/18, der fastslog, at medlemslandene i medfør af arbejdstidsdirektivet er forpligtet til at implementere krav om registrering af de enkelte lønmodtageres daglige arbejdstid.

 

Af lovforslaget fremgår det, at det skønnes at bebyrde de danske virksomheder i størrelsesordenen 500 mio. kr. at implementere lovforslaget, og at det skønnes at ville bebyrde virksomhederne med mellem 990 mio. kr. og 2,4 mia. kr. årligt!

 

Konsekvenserne ved lovforslaget er, at medarbejdernes arbejdstid skal kunne registreres digitalt fra og med den 1. juli 2024. Det betyder altså, at alle virksomheder, der i dag ikke har et digitalt registreringssystem til registrering af medarbejdernes arbejdstid, er forpligtet til at indkøbe og implementere et sådant system.

 

Som udgangspunkt vil registreringskravet gælde samtlige medarbejdere. Der gives dog mulighed for, at visse medarbejdere kan undtages fra kravet om at registrere i henhold til reglerne om daglig arbejdstid, ugentlig maksimaltid på 48 timer, pauseregler og nat-arbejdsreglerne.

 

Denne gruppe medarbejdere kan ifølge forarbejderne, være ledere i det højere ledelseslag, visse akademikere, senioradvokater og andre, der har afgørende frihed til at planlægge udførelsen af deres eget arbejde.

 

Det må derfor antages, at kun få medarbejdere på en arbejdsplads kan anses for at være indeholdt i denne undtagelsesgruppe.

 

Opdatering af ansættelsesbeviser

 

Det vil være vores anbefaling, at alle medarbejdere får opdateret deres ansættelsesbevis inden lovens ikrafttræden den 1. juli 2024. Således bør det fremgå af ansættelsesbeviset, at medarbejderen skal være forpligtet til at registrere den daglige arbejdstid i henhold til virksomhedens politik om arbejdstidsregistrering, samt at manglende overholdelse vil kunne få ansættelsesretlige konsekvenser.

 

Er der tale om et ansættelsesbevis for en medarbejder, der selv kan planlægge sin arbejdstid, bør det fremgå af ansættelsesbeviset, eller et tillæg hertil, at medarbejderen, som følge af, at medarbejderen planlægger sin egen tid, er undtaget for pligten til at registrere sin arbejdstid.

 

Politik om arbejdstidsregistrering

 

Hvis virksomheden ikke allerede har en politik om registrering af arbejdstid, sanktioner hvis medarbejderne ikke følger reglerne, arbejdsgiverens overvågning af registreringerne, og håndtering af data omkring disse registreringer, skal virksomhederne for at kunne dokumentere deres overholdelse af reglerne have udformet en sådan politik.

 

Manglende overholdelse af den nye lov kan medføre sanktioner!

 

Sanktionerne kan være godtgørelse, bøder og påbud.

 

Godtgørelser vil typisk være i størrelsesordenen 25 – 50.000 kr. I særligt graverende tilfælde af brud på reglerne kan godtgørelsen dog være højere. Der vil også være GDPR-krav i forbindelse med implementeringen af tidsregistreringen, som virksomhederne skal være opmærksomme på. Således kan en bøde for overtrædelse af GDPR-reglerne medføre bøder på op mod 4% af virksomhedernes årlige omsætning.

 

Der kan synes at være lang tid til den 1. juli, men det er ikke for tidligt at gå i gang med planlægningen og implementeringen af tidsregistreringssystemer og -politikker, da disse processer ofte fører andre overvejelser med sig, der kræver tid for at modnes.

 

Hvis I har spørgsmål, er I velkomne til at tage fat i advokat Jens Sømod Mønster Birk – jb@kellerlaw.dk, som er forfatter på denne artikel.